30 września, 2025

Poradnik windykacyjny

Szybka windykacja czyli dlaczego liczy się każda chwila?

Autor : Magda Hapeta-Staniek

Czekanie z przekazaniem niezapłaconych faktur do windykacji może dawać mylne przeświadczenie, że oszczędza się w ten sposób koszty. 

Na poniższych przykładach, możemy zobaczyć do czego może prowadzić zwlekanie z podjęciem działań windykacyjnych:

Szybsze działanie często przynosi lepsze rezultaty. Poniżej przedstawiamy kluczowe argumenty, które przemawiają za tym, żeby nie zwlekać ze zgłoszeniem długu do windykacji, nawet jeśli jest krótko po terminie płatności.

Zalety wczesnej windykacji (nawet jeden dzień po upływie terminu płatności):

• 1. Większa skuteczność w odzyskaniu długu. Im szybciej podejmie się działania, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy. W początkowej fazie opóźnienia w płatności, zazwyczaj dłużnik dysponuje jeszcze środkami finansowymi. Często jego motywacją aby nie płacić na czas jest m.in. przetrzymania środków finansowych. Dłużnik wpada w spiralę zadłużenia, długi rosną. Dłużnik wykorzystuje środki które są należne jednemu klientowi, aby pokryć długi wobec innego klienta. W pewnym momencie traci kontrolę na finansami, możliwość spłaty jest coraz mniejsza ponieważ jego długi przerastają wpływy. Poza tym, kontakt z dłużnikiem we wczesnej fazie zadłużenia nie jest tak obciążony emocjonalnie, jak w sytuacji, gdy dług narasta od miesięcy. Co istotne, przekroczenie limitu płatności o 60 dni może zmniejszyć szanse na odzyskanie pieniędzy nawet o 50%.

• 2. Ograniczenie ponoszenia dodatkowych kosztów. Wczesna interwencja w procesie odzyskiwania długu jest kluczowa dla ograniczenia kosztów i szybkiego odzyskania kapitału. Zwłoka w windykacji bezpośrednio podnosi prowizje firm windykacyjnych, które uzależniają swoją opłatę od stopnia przeterminowania należności. Co więcej, chociaż koszty sądowe i odsetki ostatecznie obciążają dłużnika, wierzyciel musi je najpierw pokryć i czekać na ich odzyskanie. Skierowanie sprawy na drogę sądową to ryzyko "zamrożenia" środków — zarówno długu głównego, jak i kosztów — na rok lub dłużej. Szybkie działanie pozwala zatrzymać narastanie odsetek i uniknąć finansowania długotrwałego, kosztownego procesu, chroniąc tym samym płynność finansową firmy.

• 3. Ochrona wizerunku firmy. Wczesne działanie windykacyjne, prowadzone przez profesjonalną firmę windykacyjną, może chronić wizerunek firmy wierzyciela jako solidnego partnera biznesowego. Eskalowanie sporu poprzez przedłużanie samodzielnej windykacji może wpłynąć negatywnie na ocenę firmy wierzyciela. Warto rozważyć przekazanie sprawy profesjonalistom. Kierując sprawę do windykacji zewnętrznej mamy gwarancję, że procedura windykacyjna wdrożona wobec dłużnika jest przygotowana przez ludzi, którzy na tym się znają, windykacja nie jest nacechowana emocjami, a głównym celem jest odzyskanie środków w taki sposób by nie ucierpiały na tym relacje pomiędzy wszystkim podmiotami zaangażowanymi w proces odzyskiwania pieniędzy.

• 4. Wczesne i profesjonalne zarządzanie długiem jest fundamentem utrzymania płynności finansowej firmy. Opóźnienia w płatnościach od kontrahentów bezpośrednio mogą zachwiać stabilnością przepływu gotówki, co jest szczególnie dotkliwe dla małych i średnich przedsiębiorstw. Szybkie odzyskiwanie należności zapewnia niezbędną gotówkę dla bieżącej działalności, inwestycji i rozwoju. Ponadto, zlecając sprawę profesjonalnej firmie windykacyjnej, firma ogranicza straty czasu i zasobów wewnętrznych. Zamiast angażować własnych pracowników w czasochłonne działania windykacyjne, zasoby te mogą być wykorzystane na strategiczne cele związane z rozwojem i codziennym działaniem firmy. Zewnętrzna windykacja to zatem inwestycja w stabilność finansową i efektywność operacyjną.

Dla porównania, kiedy odpowiednio wcześnie rozpoczniemy procedurę windykacyjną, sprawy mogą potoczyć się następująco:

Przekazanie należności do windykacji, nawet krótko po upływie terminu płatności, nie jest oznaką braku cierpliwości. Jest profesjonalnym i odpowiedzialnym podejściem do zarządzania finansami firmy. Działając w ten sposób, zwiększa szanse na szybkie odzyskanie pieniędzy, ochronę biznes przed utratą płynności finansowej, a także zyskuje się czas i energię, którą można przeznaczyć na rozwój.

Sektor transportowy jest szczególnie narażony na zatory płatnicze, co czyni szybką windykację niezwykle ważną. Opóźnienia w tej branży są powszechne i mają poważne konsekwencje dla płynności finansowej, dlatego kluczowe jest działanie natychmiast po upływie terminu płatności.

Nasza rada: Niezapłacona faktura to nie powód do zwlekania. Wczesna windykacja, nawet dzień po terminie, zwiększa szanse na odzyskanie długu, chroni Twój biznes przed utratą płynności i oszczędza Twój cenny czas. Nie zwlekaj, działaj!