Dlaczego przewoźnicy odkładają windykację niezapłaconej faktury za transport?

Autor : Gabriela Perkowska

Przewoźnicy odkładają windykację niezapłaconej faktury za transport głównie z dwóch powodów: obawy o koszty i nadziei, że kontrahent zapłaci sam. Tymczasem kolejne telefony i przesuwane terminy również kosztują, a warunki odzyskania należności można sprawdzić jeszcze przed zgłoszeniem sprawy.

Piątek mija, a przelewu nadal nie ma. W poniedziałek znów dzwonisz do kontrahenta. Odbiera, przeprasza i prosi o jeszcze kilka dni. Zastanawiasz się nad windykacją, ale pojawia się druga myśl: „Nie dostałem pieniędzy za transport. Mam jeszcze płacić za ich odzyskanie?”.

Obawa o koszt windykacji faktury: co trzeba sprawdzić?

W ankiecie przeprowadzonej w panelu Pactus.eu zapytaliśmy, co najczęściej powstrzymuje użytkowników przed przekazaniem niezapłaconej faktury do windykacji. Zebraliśmy 483 odpowiedzi. W 46% z nich wskazano obawę o koszty windykacji, a w 24% przekonanie, że kontrahent zapłaci bez dodatkowych działań.*

Ten dylemat jest szczególnie istotny w transporcie. Przewóz został wykonany, paliwo i inne koszty opłacone, a pieniędzy za usługę nadal nie ma. Jeżeli marża na zleceniu była niewielka, każda dodatkowa opłata wpływa na jego ostateczny wynik.

Przed zleceniem windykacji chcesz więc wiedzieć:

ile wyniesie prowizja;
kiedy trzeba będzie ją zapłacić;
jak zostanie rozliczona częściowa spłata;
co się stanie, jeśli kontrahent przeleje pieniądze bezpośrednio na Twoje konto;
czy poniesione koszty można odzyskać od dłużnika.

Dopóki nie znasz odpowiedzi, kolejna prośba o kilka dni może wydawać się najprostszym rozwiązaniem. Kontrahent może przecież zapłacić sam, a wtedy nie poniesiesz kosztów windykacji. Problem zaczyna się wtedy, gdy po każdej rozmowie zmienia się tylko data obiecanego przelewu.

Kolejny termin płatności nie oznacza zapłaty

Nowy termin może uporządkować sytuację, ale tylko wtedy, gdy za obietnicą idzie konkretne działanie.

Przed wyrażeniem zgody na dalsze czekanie sprawdź, co zmieniło się od poprzedniej rozmowy. Jeśli płatność miały blokować brakujące dokumenty, upewnij się, że kontrahent już je otrzymał i zaakceptował. Jeżeli przelew miał zostać zlecony, poproś o potwierdzenie. Jeśli firma nie może zapłacić całej kwoty, zapytaj o możliwość częściowej wpłaty i konkretny harmonogram spłaty. Brak zapłaty nie musi oznaczać, że kontrahent jest niewypłacalny. Powtarzające się niedotrzymywanie kolejnych terminów pokazuje jednak, że samo czekanie nie rozwiązuje sprawy. Dlatego jeszcze przed upływem następnego terminu ustal własny kolejny krok. Może on brzmieć: Jeśli pieniądze nie wpłyną do piątku, w poniedziałek sprawdzę koszt i warunki windykacji tej faktury. Zapisz tę datę. Dzięki temu po kolejnym niedotrzymanym terminie nie będziesz od początku zastanawiać się, co zrobić.

Ile kosztuje samodzielne pilnowanie niezapłaconej faktury?

Koszt windykacji faktury można sprawdzić w cenniku. Czasu poświęconego na samodzielne przypomnienia zwykle nikt nie podlicza. Jeden telefon, wiadomość e-mail, ponowne przesłanie faktury, sprawdzenie konta i zapisanie kolejnego terminu nie zajmują wiele czasu. Jeżeli jednak wracasz do tej samej należności przez kilka tygodni, te czynności zaczynają się sumować. W małej firmie transportowej często zajmuje się nimi właściciel, który jednocześnie ustala trasy, szuka ładunków, kontaktuje się z kierowcami i pilnuje bieżących rozliczeń.

Sprawdź również, jak brak przelewu wpływa na finansowanie kolejnych zleceń:

Czy musisz korzystać z rezerwy albo płatnego finansowania?
Czy odkładasz inne wydatki?
Czy opóźniona płatność ogranicza możliwość przyjęcia następnego zlecenia?

Odpowiedzi będą inne w każdej firmie. Pokazują jednak, że dalsze czekanie także może mieć swoją cenę.

Jak sprawdzić koszt odzyskania należności transportowej?

Z pytaniem o warunki nie musisz czekać do następnego niedotrzymanego terminu. Podpisanie umowy z Pactus.eu oraz zgłoszenie sprawy są bezpłatne. Prowizja jest naliczana po skutecznym odzyskaniu należności, zgodnie z aktualnym cennikiem i zasadami wybranej usługi.

Przed podjęciem decyzji zapytaj:

Ile wyniesie prowizja, z uwzględnieniem VAT i ewentualnej stawki minimalnej?
Jak zostanie rozliczona częściowa spłata albo wpłata bezpośrednio na Twoje konto?
Jakie działania obejmuje prowizja, a które mogą wiązać się z dodatkowym kosztem?
Jakie są zasady wycofania sprawy?
Czy w danej sprawie można dochodzić zwrotu kosztów od dłużnika?

Do wstępnej oceny sprawy przygotuj fakturę, zlecenie transportowe, dokument CMR lub inny dowód wykonania usługi oraz korespondencję dotyczącą płatności. Kompletne i czytelne dokumenty ułatwiają sprawdzenie należności oraz rozpoczęcie działań.

Windykacja na koszt dłużnika w transporcie: jak działa?

W tym modelu Pactus.eu najpierw podejmuje działania w celu odzyskania niezapłaconej należności. Prowizja jest naliczana po skutecznym odzyskaniu pieniędzy, od faktycznie odzyskanej kwoty. Po opłaceniu faktury prowizyjnej Pactus.eu podejmuje działania zmierzające do odzyskania poniesionego kosztu od dłużnika. Wierzyciel ma więc możliwość odzyskania nie tylko zapłaty za wykonaną usługę, lecz także kosztów, które poniósł w związku z windykacją.

W przypadku transakcji handlowych objętych polskimi przepisami wierzycielowi przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości 40, 70 albo 100 euro. Jej wysokość zależy od wartości należności. Ustawa przewiduje również prawo do dochodzenia od dłużnika zwrotu uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności, które przekraczają kwotę rekompensaty.

Możliwość odzyskania kosztów zależy od okoliczności konkretnej sprawy i nie jest gwarantowana. Dlatego przed rozpoczęciem obsługi warto sprawdzić zasady rozliczenia oraz warunki zastosowania tego modelu do danej należności. Szczegóły określają aktualny cennik i regulamin Pactus.eu.

Kiedy zlecić windykację niezapłaconej faktury za transport?

W Pactus.eu fakturę można zgłosić już następnego dnia po upływie terminu płatności. Nie oznacza to, że każdą sprawę trzeba od razu przekazywać do windykacji. Warto jednak wyznaczyć moment, po którym kolejna obietnica nie będzie już wystarczającym powodem do czekania.

Taki moment może nadejść, gdy:

kontrahent ponownie nie dotrzymał uzgodnionego terminu;
nie potrafi wskazać konkretnej przyczyny opóźnienia;
nie przesyła potwierdzenia zapowiadanego przelewu;
nie proponuje częściowej wpłaty ani realnego harmonogramu;
kontakt z nim staje się coraz trudniejszy;
brak płatności zaczyna wpływać na bieżące zobowiązania Twojej firmy.

Wcześniejsze rozpoczęcie działań może zwiększyć szanse na odzyskanie należności, ale nie gwarantuje wyniku. Znaczenie mają między innymi sytuacja finansowa kontrahenta, kompletność dokumentacji oraz ewentualny spór dotyczący wykonania przewozu.

Sprawdź warunki odzyskania należności

Nie musisz podejmować decyzji na podstawie kolejnej obietnicy kontrahenta. Możesz najpierw sprawdzić koszt obsługi konkretnej faktury, zasady rozliczenia prowizji i możliwość dochodzenia kosztów od dłużnika.

Masz niezapłaconą fakturę za transport?
Zgłoszenie sprawy jest bezpłatne, a prowizja jest naliczana po skutecznym odzyskaniu należności.

Sprawdź warunki windykacji

* Źródło: ankieta internetowa przeprowadzona w panelu Pactus.eu za pomocą Hotjar, 483 odpowiedzi. Wyniki dotyczą uczestników ankiety i nie są reprezentatywne dla całej branży TSL.